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どうする?初診日の証明が取れないときの対処法

原則的な初診日の証明の仕方は?

就業規則・諸規定作成

初診日の証明は初診の医療機関「受診状況等証明書」に記入をしてもらい、請求時に添付することとされています。
※ただし、初診医療機関と診断書作成医療機関が同じ場合は、診断書で初診日も証明できるため、受診状況等証明書を提出する必要はありません。

初診日の受診状況等証明書が取れない場合はどうしたらいいの?

医療機関のカルテの保存期間は5年とされています

そもため初診日がかなり前にある場合は、すでにカルテが廃棄されている場合やすでに閉院していることが多くあります。

記録がとれず、受診状況等証明書を提出できない場合は、「受診状況等証明書が添付できない申立書」を作成します。そして2番目に受診した医療機関に、最初の受診医療機関の名称や初診日が記入された医師等の証明がないかを確認します。

ある場合は受診状況等証明書を記入していただき、前医に関する医師等の証明も添付して提出します。2番目の医療機関にも記録がない場合は、さらに「受診状況等証明書が添付できない申立書」を作成し、次に受けた医療機関をあたる必要があります。

この作業を、一番最初の医師等の証明が添付できるまで繰り返す必要があります。

 

  ※カルテは廃棄されているが、受診日などの記録は残っている場合

カルテはなくても、受診者の氏名や受診日などの記録が残っている場合があります。
その場合は、その記録からわかる範囲で受診状況等証明書に記入していただくことで初診日の証明として有効となる場合があります。
受診状況等証明書は「診療録」「受診受付簿、入院記録」「その他(内容を記入)」「本人の申し立て(いつの申立てかを記入)」のうち、 何をもとに記入したかを選択する欄があり、残っている記録からわかる部分のみ記入していただき、他の資料とあわせて提出することにより初診日認定されることがあります。
 
  ※2番目以降に受診した医療機関による資料

2番目以降に受診した医療機関によって、初診医療機関やその初診日が記入された医師等の証明などの資料は、次の取扱いになることとされています。
  • 請求の5年以上前に医療機関が作成した資料(診療録等)に本人申立ての初診日が記載されており、それをもとに作成された資料の場合は、その資料単独で初診日の認定が可能。
  • 医療機関による資料の作成が、請求の5年以上前ではないが相当程度前である場合については、他の参考資料があわせて提出された場合には、初診日を認めても差し支えない。ただし、他の参考資料としては、第三者証明は不適当であり、お薬手帳、領収書、診察券など本人申立て以外の記録を根拠として初診日について推定することが可能となる資料が必要。
しかし、どの医療機関にも、最初に受診した医療機関名や受診日の記載が残っていないという場合もあります。

 

⇩そのような場合は次の方法で初診日の証明をしていきます⇩

初診日認定の際に参考とすることができる資料

ポイント制度
初診日を確認する上で、参考資料として取り扱うこととされている資料には次のようなものがあります。これらの写しを「受診状況等証明書が添付できない申立書」とあわせて、可能な限り提出することで、初診日の認定を求めます。
〈例〉
  • 交通事故証明書
  • 労災の事故証明書
  • 事業所の健康診断の記録
  • 身体障害者手帳、精神障害者保健福祉手帳、療育手帳
  • 身体障害者手帳等の申請時の診断書
  • 生命保険、損害保険、労災保険の給付申請時の診断書
  • 健康保険の給付記録
  • 労災の証明書
  • 電子力ルテ等の記録(氏名、日付、傷病名、診療科等が確認されたもの)
  • お薬手帳、糖尿病手帳、領収書、診察券(可能な限り診察日や診療科がわかるもの)
  • インフオームド・コンセントによる医療情報サマリー
  • 第三者証明
  • その他(救急搬送の証明書、家計簿、手帳や日記、通知表の生活記録など)

第三者証明による初診日の証明

第三者証明とは
「第三者証明」は、「医療機関で診療を受けていたことについて第三者が申し立てることにより証明したもの」とされています。
 
第三者証明では20歳前に初診日がある場合20歳以降に初診日がある場合で取扱いが異なります。

 

20歳前に初診日がある場合
「初診日を証明する書類が第三者証明のみの場合であっても、第三者証明の内容を総合的に勘案して、請求者申立ての初診日を認めることができる」とされています。
第三者証明は、請求者の初診日頃または20歳前の時期の受診状況について、基本的に次のいずれかに該当する場合に申し立てるものであることが必要です。
 
ア.直接的に見て認識していた。
イ.請求者や請求者の家族等から、請求者の初診日頃または20歳前の時期に聞いていた。
ウ.請求者や請求者の家族等から、請求時から概ね5年以上前に聞いていた。

 
20歳以降に初診日がある場合
第三者証明とともに、初診日について参考となる他の資料の提出を求め、両資料の整合性等を確認の上、請求者が申し出た初診日を認めることができる」とされています。
第三者証明は、請求者の初診日頃の受診状況について、基本的に次のいずれかに該当する場合に申し立てるものであることが必要です。
 
ア.直接的に見て認識していた。
イ.請求者や請求者の家族等から、請求者の初診日頃に聞いていた。
ウ.請求者や請求者の家族等から、請求時から概ね5年以上前に聞いていた。 
 
  ※その他の第三者証明の留意点

医療従事者による第三者証明については、医師の証明と同等の資料として、ほかに参考資料がなくても、その証明のみで初診日が認められますが、原則として複数の第三者証明があることが必要とされています。
そのため、第三者証明を提出するときは、可能な限り参考となる資料を提出することで、第三者証明の信憑性を高めます。
 

初診日が特定できない場合の取扱い(一定期間要件)

具体的な初診日が特定できなくても、参考資料により一定の期間内に初診日があると確認できる場合で、本人申立ての初診日が認められることがあります。
 
同ー制度に継続的に加入していた場合
初診日があると確認できる一定の期間がすべて同一年金制度の加入期間となっており、そのどの時点においても保険料納付要件を満たしている場合には、本人申立ての初診日を認めることができるとされています。

 
異なる制度に継続的に加入していた場合
初診日があると確認できる一定の期間がすべて国民年金の加入期間と厚生年金保険の加入期間であるなど、異なる公的年金制度の加入期間となっており、この期間中のどの時点においても保険料納付要件を満たしている場合には、本人申立ての初診日について参考となる他の資料とあわせて初診日を認めることができることとされています。
 

 
  一定期間の確認のため参考とされる資料の例

〈一定期間の始期に関する資料の一例〉
・請求傷病に関する異常所見がなく発病していないことが確認できる診断書等の資料(健康診断や、人問ドックの結果など)
・請求傷病の起因および当該起因の発生時期が明らかとなる資料
・医学的知見に基づいて一定の時期以前には請求傷病が発病していないことを証明する資料

〈一定期間の終期に関する資料の一例〉
・請求傷病により受診した事実を証明する資料(2番目以降の医療機関による受診状況等証明書など)
・請求傷病により公的サービスを受給した時期を明らかにする資料(障害者手帳の交付時期に関する資料など)
・20歳以降であって請求傷病により受診していた事実および時期を明らかにする第三者証明
 
20歳前に初診日がある障害基礎年金の請求で、障害認定日が20歳以前であることを確認できた場合
障害認定日が20歳に達した日以前である場合、障害の程度を認定する時期はすべて20歳となります。このため、20歳以前に厚生年金期間がなく、2番目以降に受診した医療機関の受診した事実を証明する資料に記載された受診日から、障害認定日が20歳以前であることを確認できる場合は、初診日の証明を追加で求めることなく、申し立てた初診日を認めることができることとされています。

 

日付が特定できない初診日の取扱い

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資料により、初診日のある年月までは特定できるものの、日付が特定できない場合は、当該月の末日が初診日と扱われます。



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